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E-Rechnungen

Bereits heute sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verpflichtend. Doch auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) wird die E-Rechnungspflicht eingeführt: Ab dem 01.01.2025 sind grundsätzlich alle Unternehmen zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. In einem nächsten Schritt werden Unternehmen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Hinweis zu Beitrags- und Gebührenbescheiden und Rechnungen der Handwerkskammer

Die Handwerkskammer gilt nicht als Unternehmen im Sinne der gesetzlichen Regelung zur E-Rechnungspflicht. Daher erfolgt der Versand von Beitrags- und Gebührenbescheiden sowie von Rechnungen weiterhin per Post.

Was sind E-Rechnungen?

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung – von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung – möglich.

Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDFs stellen E-Rechnungen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar (z. B. ZUGFeRD, XRechnung). Dies gewährleistet, dass E-Rechnungen,

elektronisch übermittelt,
elektronisch empfangen
sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Welche rechtlichen Vorgaben und Fristen gibt es?

Bereits jetzt müssen alle, die für öffentliche Auftraggeber*innen arbeiten, Rechnungen über 1.000 Euro in elektronischer Form gemäß dem Standard XRechnung übermitteln. Diese Verpflichtung wird schrittweise auf den Geschäftskundenbereich (B2B) ausgeweitet:

Ab 01.01.2025

Alle Unternehmen sind zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.

Ab 01.01.2027

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden können.

Ab 01.01.2028

Auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro werden zur Ausstellung und zum Versand verpflichtet.

Hinweise

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.
Auch Kleinunternehmen sind von der E-Rechnungspflicht befreit, d. h. sie können Rechnungen in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format ausstellen. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen bleibt jedoch bestehen.
Auch wenn die Sendungsverpflichtung erst 2027 bzw. 2028 verpflichtend wird, steht es jedem Betrieb frei, schon jetzt nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

Was ist jetzt zu tun?

Für die ab dem 01.01.2025 geltende Empfangspflicht müssen Sie sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.

Empfang

Für den Empfang von E-Rechnungen genügt ein E-Mail-Postfach.

Tipp: Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein (z. B. rechnung@ihr-unternehmen.de), die ausschließlich für den Rechnungsempfang genutzt wird.

Verarbeitung

Während E-Rechnungen im Format „ZUGFeRD“ auch für Menschen lesbar sind, sind E-Rechnungen im Format „XRechnung“ ausschließlich maschinell lesbar. Daher wird mindestens eine Visualisierungssoftware benötigt, um Rechnungen im Format „XRechnung“ lesbar zu machen.

Tipp: Nutzen Sie hierfür beispielsweise den kostenfreien E-Rechnungs-Viewer in ELSTER.

Archivierung

E-Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang digital archiviert werden. Dabei müssen gemäß den GoBD folgende Kriterien erfüllt sein: Manipulationssicherheit, Unveränderbarkeit und Lesbarkeit.

Eine GoBD-konforme Archivierung wird in der Regel durch gängige Branchensoftware gewährleistet. Das reine Abspeichern von Rechnungen auf einem USB-Stick oder einer Festplatte ist nicht ausreichend, da Dateien gelöscht oder verändert werden können.

Handlungsempfehlungen

Aus der Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können, ergeben sich folgende Handlungsempfehlungen:

Klären Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder Software-Anbieter, ob Ihre Software die gnannten Anforderungen erfüllt oder durch ein Upgrade erfüllen kann.
Klären Sie mit Ihrem Steuerberatungsbüro, ob Sie an das Kanzleisystem angeschlossen werden können.

Prüfen Sie außerdem, ob Sie die gesetzlichen Änderungen nutzen möchten, um interne Prozesse zu digitalisieren und eventuell neue Software einzuführen. Alternativ können Sie die Mindestanforderungen erfüllen, indem Sie zusätzlich zu Ihrem E-Mail-Programm separate Programme zur Visualisierung und Archivierung nutzen.

FAQs

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, z. B:

Zeit- und Kostenersparnis durch reduzierten Verwaltungsaufwand und damit einhergehenden Kosten
Fehlerreduzierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Umweltschutz durch Verzicht auf Papier und reduzierten Ressourcenverbrauch

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?

Sie können E-Rechnungen mit Ihrem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm erstellen oder über einen webbasierten Generator.

Kann ich E-Rechnungen auch mit Excel oder Word erstellen?

Nein, das ist nicht möglich. Neben technischen Aspekten sind Rechnungen, die mit gängigen Office-Programmen erstellt werden, nicht GoBD-konform, da Rechnungen nachträglich leicht verändert werden könnten, ohne dass dies nachvollziehbar ist.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine in einem elektronischen Format erstellte und übermittelte Rechnung ist nicht automatisch auch eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55 sind vielmehr standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Eine „reine“ PDF-Rechnung gehört demnach nicht zur Kategorie „E-Rechnung“, da es sich lediglich um eine digitale, bildhaft dargestellte Rechnung handelt, die weder eine automatische noch eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

Was bedeuten die Formate XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format, die für den Menschen in der Regel nicht lesbar sind. Zum Auslesen wird mindestens eine Visualisierungsssoftware (z. B. E-Rechnungs-Viewer in ELSTER) benötigt.

Beim Rechnungsformat ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Datenformat, das aus einer PDF-Datei und einer XML-Datei besteht, wobei beide Inhalte identisch sind.

Wie können E-Rechnungen übermittelt werden?

Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Daher kommen z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.