E-Rechnungen werden Pflicht
Bereits heute sind Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verpflichtend. Doch auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) gewinnen E-Rechnungen zunehmend an Bedeutung: Hier wird ab 2025 schrittweise die Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung von E-Rechnungen eingeführt. Unabhängig von den gesetzlichen Regelungen ist die Umstellung auf E-Rechnungen bereits jetzt aus verschiedenen Gründen empfehlenswert.
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail verschickt werden, haben E-Rechnungen ein standardisiertes Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) und können automatisiert bearbeitet werden.
Welche rechtlichen Vorgaben gibt es?
Bereits jetzt sind alle, die für öffentliche Auftraggeber*innen arbeiten, verpflichtet, Rechnungen über 1.000 Euro in elektronischer Form gemäß dem Standard XRechnung zu übermitteln. Diese Verpflichtung wird in den kommenden Jahren im B2B-Bereich schrittweise ausgebaut:
- Ab 2025: Alle Unternehmen müssen unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 2028: Auch alle anderen Unternehmen (Vorjahresumsatz < 800.000 Euro) müssen E-Rechnungen ausstellen.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Unabhängig von den gesetzlichen Regelungen ist die Umstellung auf e-Rechnungen bereits jetzt aus folgenden Gründen ratsam:
- Effizienz und Kostenersparnis durch reduzierten Verwaltungsaufwand und damit einhergehende Kosten
- Fehlerreduzierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Umweltschutz durch Verzicht auf Papier und reduzierten Ressourcenverbrauch