Dr. Bierich informiertPapier ist geduldig Teil 2 - Arbeitgeberrechte bei digitaler Entgeltabrechnung

Arbeitnehmer sollten sich daher auf einen verstärkten Trend zur elektronischen Entgeltabrechnung einstellen. Mit seinem Urteil stellt sich das BAG gegen die Auffassung des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen (LAG, Urteil vom 16.01.2024, Az.: 9 Sa 575/23), wonach der Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Entgeltabrechnung gemäß § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) nicht erfüllt wird, wenn der Arbeitgeber Abrechnungen in einem Onlineportal zum Download ohne individuelle Zustimmung des jeweiligen Arbeitnehmers zu dieser Übermittlungsart bereitstellt.

Über diese Entscheidung des LAG habe ich an dieser Stelle im NH September 2024 bereits berichtet. Was war passiert: Eine Arbeitnehmerin, die ihre letzte Entgeltabrechnung in Papierform im Monat Februar 2022 postalisch erhalten hatte, widersprach der Erteilung der Abrechnung über ein digitales Mitarbeiterpostfach.

Das BAG stellt nunmehr in seinem Urteil zugunsten von Arbeitgebern fest, dass mit der Einstellung von Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform gewahrt wird. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genüge, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt.

Hierbei hat der Arbeitgeber den berechtigten Interessen des Beschäftigten, der privat nicht über eine Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügt, Rechnung zu tragen. Insoweit besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, diesem Beschäftigten sowohl die Einsichtnahme als auch einen Ausdruck seiner Entgeltabrechnung im Betrieb in Papierform zu ermöglichen.

Fazit: Das Urteil des BAG ist zu begrüßen und schafft Klarheit – elektronische Entgeltabrechnungen sind zulässig und stellen eine zeitgemäße Alternative zur althergebrachten Papierform dar. Daher sollten nunmehr Arbeitgeber die Entscheidung nutzen, um innerbetriebliche Prozesse zu digitalisieren, ohne dabei technisch weniger versierte Mitarbeiter aus dem Blick zu verlieren.