Interview mit Adrienne BlumAdrienne Blum zum Thema Notfallvorsorge im Betrieb

Warum ist es so wichtig, sich frühzeitig mit der Notfallvorsorge im Betrieb zu befassen?

Adrienne Blum: Viele Betriebsinhabende denken, dass sie noch genügend Zeit haben, das Thema anzugehen, und dass sie ihren Betrieb immer selbst leiten können. Doch ein Unfall oder eine schwere Erkrankung treten oft ganz plötzlich auf und stellen den gesamten Betrieb dann vor große Herausforderungen. Ohne klare Vorsorge sind wichtige Entscheidungen womöglich blockiert, und der Betrieb kann in eine Art „Schockstarre" verfallen. Eine gute Vorbereitung hilft, dass das Unternehmen in einem solchen Fall handlungsfähig bleibt.

Welche ersten Schritte würden Sie Unternehmerinnen und Unternehmern empfehlen, die sich auf solche Notfälle vorbereiten möchten?

Adrienne Blum: Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Was sind die wichtigsten Funktionen, die nur der Betriebsinhabende wahrnimmt? Das können etwa Bankgeschäfte, Vertragsabschlüsse oder die Personalführung sein. Dann sollte geprüft werden, ob es Personen im Unternehmen oder notfalls Externe gibt, denen entsprechende Verantwortlichkeiten übertragen werden können. Je nach Rechtsform des Unternehmens kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht. Besonders wichtig ist eine Vorsorgevollmacht für den Fall der Geschäftsunfähigkeit, die klar festlegt, wer in einem Notfall Entscheidungen treffen darf und wie die Handlungsbefugnisse verteilt sind. Andernfalls würde vom Gericht ein Betreuer bestellt, was wertvolle Zeit kostet und nicht unbedingt im Sinne des Unternehmens sein muss.

Was gehört in eine solche Vorsorgevollmacht, und wer sollte diese Vollmacht erhalten?

Adrienne Blum: Eine Vorsorgevollmacht legt genau fest, wer in Abwesenheit des Unternehmers oder der Unternehmerin handeln darf. Sie sollte zum Beispiel Bankgeschäfte, Vertragsabschlüsse und Personalentscheidungen abdecken. In vielen Fällen bietet es sich an, eine Vertrauensperson aus dem Unternehmen oder der Familie zu bestimmen – idealerweise jemand mit Fachkenntnissen und Verständnis für die betrieblichen Abläufe. Es ist zudem ratsam, diese Vollmacht gemeinsam mit einem Rechtsanwalt aufzusetzen, um sicherzustellen, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Welche Rolle spielen Notfallpläne in der betrieblichen Vorsorge und was sollte ein solcher Plan umfassen?

Adrienne Blum: Notfallpläne sind entscheidend, um den Betrieb in einer Krisensituation schnell und geordnet weiterführen zu können. Ein guter Notfallplan enthält neben der Vorsorgevollmacht klare Anweisungen für Vertretungsregelungen, Abläufe für den Fortgang laufender Projekte und die Erreichbarkeit von Schlüsselpersonen. Außerdem sollten Passwörter und Zugänge zu wichtigen Dokumenten oder digitalen Systemen sicher hinterlegt sein. Wichtig ist, diesen Notfallplan regelmäßig zu aktualisieren und mit der Stellvertretung durchzusprechen, damit im Ernstfall alle wissen, was zu tun ist.

Was raten Sie Unternehmern und Unternehmerinnen, die das Thema immer wieder aufschieben?

Adrienne Blum: Vorsorge scheint oft ein unangenehmes Thema, aber man sollte nicht vergessen: Mit jeder vorbeugenden Maßnahme schaffen Betriebsinhabende Sicherheit für sich, ihre Familie und ihr Team. Es ist viel schwieriger, in einer Krisensituation plötzlich und von jetzt auf gleich handeln zu müssen. Man sollte mit kleinen Schritten starten – eine erste Notfallliste oder ein Gespräch mit potenziellen Stellvertretungen kann der Anfang sein. Und man sollte nicht zu lange warten. Denn die langfristige Stabilität eines Betriebs hängt auch davon ab, dass für Notfälle vorgesorgt ist.